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Aviso de privacidad integral

I. Introducción
Dando cumplimiento a la ley colombiana en materia de tratamiento y protección de datos personales en el sentido de que, todas las personas tienen derecho a acceder conocer, actualizar y rectificar la totalidad de su información personal existente en las diferentes entidades públicas o privadas en las cuales reposen informaciones en bases de datos, archivos o repositorios de información así como el derecho de estas a recibir dicha información, de manera veraz e imparcial. En tal sentido, el estado colombiano, obliga a todos aquellos que tienen acceso y manejo de los Datos Personales de terceros a respetar cabalmente los citados derechos y garantías que les concede la ley y la Constitución colombiana.

SafetyDent SAS (en adelante “La Empresa”) a través de su sitio web www.market-safetydent.com asume y se compromete con su obligación legal y ética de dar estricto cumplimiento a las leyes y normativas legales colombianas en materia de Protección y Tratamiento de Datos Personales para lo cual,  velará fielmente por el respeto a los derechos de los Titulares de la información. En razón de ello, incorpora en sus prácticas empresariales la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “La Política”) la cual será de aplicación obligatoria en la totalidad de actividades en las cuales se requiera el Tratamiento de Datos Personales, esta Política es extensiva y de iguales implicaciones legal, ética y de obligatoriedad en su cumplimiento por parte de otras empresas Colaboradoras, Socias,  además de terceros con quien éstas se llegasen a relacionar de manera contractual o comercial.

Cabe aclarar que en virtud de su objeto legal y sus canales de comercialización, La Empresa, para el correcto desarrollo de sus actividades y para garantizar la calidad, eficiencia y eficacia de sus servicios, recibe, transmite y trata Datos Personales por lo que es indispensable contar con esta política y darle estricto cumplimiento.

II. Objetivo

¿Cuál es la finalidad del presente documento y para qué fines serán utilizados sus datos personales?

El objetivo de la presente Política, busca que se garantice mediante diferentes métodos y procesos de tipo técnico, humano y administrativo, el adecuado cumplimiento de la Ley colombiana en materia de la Protección de los Datos Personales a que hubiese lugar, de igual forma busca establecer los lineamientos y procedimientos para la atención y resolución de las diferentes peticiones, consultas, reclamos y sugerencias de los Titulares de los Datos Personales en los cuales la Empresa tendría en sus basas de datos y lleva a cabo algún tipo de Tratamiento sobre estos.

Los datos personales que recibimos tratamos y manejamos de usted, son empleados para las finalidades propias de la actividad comercial del sitio www.market-safetydent.com -venta de productos y servicios en línea- y que por definición, son necesarias para la correcta ejecución del servicio que solicita.

III. Alcance

La Política publicada en este documento se erige como de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de la Empresa y la totalidad del personal directivo administrativo y cualquier personal perteneciente a SafetyDent SAS, al igual que terceros quienes la representan o actúan con la debida autorización en nombre de ella, o con aquellos que la Empresa sostenga alguna clase de vinculo o relación comercial y que en razón del cumplimiento del objeto social de la Empresa, llegara a tener acceso autorizado a los datos de clientes y en virtud de ello, todos los Colaboradores de la Empresa, deberán acatar, respetar, cumplir y hacer cumplir esta Política en el desarrollo de sus funciones.

IV. Definiciones

Es necesario aclarar que las palabras y términos definidos en el siguiente apartado, cuando se encuentre escrita la primera letra en mayúscula, independientemente de si corresponde o no, su escritura con las reglas gramaticales del idioma español, tendrán para este documento y para la mejor comprensión del lector de los significados que a cada una de dichas palabras o términos se les adscribe y atribuye a continuación:

• Autorización: hace referencia al consentimiento otorgado por el titular de la información de forma previa, expresa e informada para permitir la recepción y Tratamiento de sus datos personales. Dicho consentimiento se podrá dar de manera I) escrita; II) verbal; III) a través de acciones o conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular aceptó el Tratamiento de sus datos.

• Autorizado: son todas aquellas personas así como Encargados o aliados comerciales autorizadas por la Empresa para acceder y tratar los datos de los Usuarios, en virtud y concordancia de la Autorización en cualquiera de sus formas, otorgada por el Titular dueño de los datos.

• Base de Datos: conjunto de datos estructurados, indexados y almacenados bajo diferentes medios sean estos informáticos o físicos de los diferentes usuarios que los aportan y dan su consentimiento para los mismos sean objeto de organización, acceso y Tratamiento, bajo cualquiera de los medios autorizados por la legislación vigente, sean estos electrónico o no.

• Consulta: hace referencia a la solicitud realizada por el Titular del Dato o Datos Personales, para que el o las personas debidamente autorizadas por éste, o las autorizadas por ley, conozcan la información que reposa sobre este en las Bases de Datos de la Empresa.

• Dato Personal: será toda información otorgada y almacenada en las Bases de Datos y que pueda ser asociada a una o a diferentes personas naturales. Los Datos Personales incluyen los datos de identificación de una persona sin embargo esta no es la única vertiente de dicha información ya que existen diferentes tipos de Datos Personales como son: información de contacto, de localización (incluida datos algorítmicos e informáticos que permitan la geolocalización), y aquellos que pueden ser catalogados como sensibles, crediticia y/o financiera, así como transaccional aquellas relacionadas con las preferencias y comportamientos de consumo, también se encuentran aquellos datos que pueden ser inferidos a partir de información observada o entregada directamente por el titular o por terceros así como información biométricas y demográfica.

• Dato Personal de Naturaleza Privada: hace referencia aquella información o dato que por su naturaleza íntima, personal y reservada sólo resulta relevante para el Titular.

• Dato Personal de Naturaleza Pública: es aquel que por definición legal no son de naturaleza semiprivado, privado o sensible. Un ejemplo de estos son: datos contenidos en documentos de carácter público, información consignada en oficinas y/o entidades de registros públicos, información relacionada en gacetas, boletines oficiales y sentencias que no estén sometidos a la reserva sumarial, la relativa a evidenciar el estado civil de las personas, a la profesión u oficio y a la calidad de comerciante o de servidor público. Así mismo, Son públicos los Datos Personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del Código de comercio de Colombia).

• Dato personal de naturaleza semiprivada: es aquel dato que per-sé, no tiene una naturaleza íntima y/o reservada aunque tampoco pública en este tipo de Dato Personal su conocimiento o divulgación puede representar interés no sólo al Titular, sino a determinado grupo de personas y/o sector, e incluso, a la sociedad en general. los datos relacionados con el cumplimiento o incumplimiento de obligaciones financieras son un ejemplo de ellos.

• Dato personal sensible: es todo aquel que implica acceso o afectación a la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar acciones desfavorables en detrimento de la persona titular de dicho Dato como puede ser la discriminación, la persecución entre otros. Entre este tipo de Datos están: los de origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas así como la orientación política, también se encuentran aquellos que guardan relación con la salud de la persona, los Datos de la vida sexual así como los datos biométricos (huellas dactilares, patrón de retina, fotografías, videos de cámaras de seguridad), entre otros.

• Encargado: hace referencia en forma directa a toda persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos a través del Responsable del Tratamiento de los Datos.

• Entidades Vinculadas: se relaciona con las diferentes personas jurídicas con las cuales La empresa sostiene relaciones comerciales, estratégicas y/o contractuales

• Reclamo: es aquella acción adelantada por el Titular del Dato o en su defecto, de personas autorizadas por éste, este también podrá ser adelantado por los organismos competentes mediante mandato legal y es realizada con la finalidad de corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales de las bases de datos de la Empresa o cuando se advierta que existe un presunto incumplimiento al régimen de protección de datos, de acuerdo con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

• Responsable: es aquella Persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, ostente la autoridad y decida sobre el manejo, cuidado y resguardo de las bases de datos y/o del Tratamiento de los Datos.

• Titular del Dato: es toda persona natural quien es legalmente competente para administrar de forma libre e independiente el uso de sus Datos Personales, mismos que al ser aportados por la persona serán objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: define toda acción, operación individual u operaciones en conjunto relacionadas con los Datos Personales de las personas entre la cuales se cuentan: la solicitud, recolección, almacenamiento, custodia así como la adecuada disposición de la información adquirida, dentro de este bloque se enuncian la consulta, uso y circulación, transferencia, transmisión, actualización o supresión de Datos Personales, entre otras acciones relacionadas con los mismos. El Tratamiento de los Datos podrá ser nacional (dentro de Colombia) o internacional (fuera de Colombia) cuando haya lugar a ello y en los términos que indica la ley colombiana.

• Requisito de procedibilidad: este configura el paso previo que debe adelantar el Titular de los Datos y se hará previo a la interposición de una solicitud, queja o reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). El mencionado requisito se relaciona con entablar una reclamación directa al Encargado o en su defecto, al Responsable de sus Datos Personales.

V. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

En la instauración, ejecución, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicarán de forma clara y objetiva principios que se enuncian a continuación:
1- Relacionados con la Recolección de Datos Personales.

a- Libertad de usuario Titular: con excepción de los casos que indique la ley, la solicitud y recolección de los Datos sólo será realizada previa autorización expresa e informada por parte del Titular. Es importante aclarar que la obtención de los Datos Personales en ningún caso -salvo por orden judicial- podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular.

En todos los casos es deber informar de manera clara y abierta y suficiente al Titular del dato en torno a la finalidad de la información suministrada por éste, en caso contrario, no se podrán solicitar los Datos Personales.

b- Limitación en la Recolección de los Datos: en ningún caso se deberán recolectar Datos Personales que no estén contemplados dentro de las finalidades estrictamente comerciales es decir, aquellos que sean estrictamente necesarios para el adecuado cumplimiento de las finalidades dispuestas para el Tratamiento de los mismos, de tal manera que, la Empresa ha dispuesto los medios informáticos necesarios y limitados al objeto para la solicitud estricta de los Datos únicamente mencionados y por tanto, se prohíbe la solicitud, registro, almacenamiento y manejo de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo al que se encuentra ligado el Tratamiento esto es -estrictamente comercial-. A partir de ello, se efectúan todas las acciones correspondientes para ajustar y proceder en consecuencia de lo anterior, esto es parametrizar y normar y conminar el procedimiento del procesamiento de los Datos Personales a su mínimo necesario para garantizar el éxito de la operación comercial y la calidad de los servicios a los usuarios.

De esta manera, se dispone que la solicitud de datos personales para fines comerciales en la plataforma del sitio web www.market-safetydent.com , deberán ser: racionales y coherentes con el objeto comercial, así como pertinentes.
2- Aspectos y definiciones relacionadas con el Uso de los Datos Personales.

a- Finalidad en la obtención y uso de los Datos : los Datos Obtenidos y su correspondiente Tratamiento deberán estar enmarcados en una finalidad clara, específica y legítima acorde con el ordenamiento legal colombiano, en este contexto, el titular de la información deberá ser adecuadamente y de forma previa, informado de forma clara, comprensible y suficiente de dicha acción y por los medios que contempla la ley. En virtud de lo anterior, solo bajo estos parámetros podrán ser recopilados los datos es decir, dando cumplimiento al principio de hacerlo bajo las finalidades observadas en este documento y se deberá realizar de manera clara y específica.

b- Temporalidad: Los Datos Personales aportados por los usuarios Titulares solo serán conservados durante el periodo de tiempo necesario para cumplir con finalidad para los cuales fueron solicitados y acorde a los preceptos que manda la ley y las instituciones de vigilancia y control colombianas u otras autorizadas por el Estado. En cualquiera de los casos, los Datos obtenidos y custodiados por la Empresa serán conservados en aquellos casos que resulten necesarios en el cumplimiento de o las obligaciones contractuales o legales a que hubiese lugar de acuerdo con la ley. Los tiempos y términos para el Tratamiento de los Datos Personales estarán sujetos a la normativa vigente aplicable en cada caso y a la dinámica normativa que imponen los aspectos contables, fiscales, jurídicos y de historicidad y validez temporal de la información, así como de las obligaciones administrativas derivadas de la actividad comercial.
3- Aspectos Asociados a la Calidad de la Información.

Definición de Veracidad o Calidad: partiendo del principio de la buena fe, la cual se desprende, específicamente, del artículo 83 de la Constitución, al establecer que las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten, en este caso por parte del titular de los Datos la información suministrada, misma que posteriormente será objeto de Tratamiento, esta información deberá ser veraz, exacta, actualizada completa, esta a su vez deberá ser comprensible, comprobable y trazable para los fines que la ley determine.

En dicho sentido, no se permitirá el Tratamiento de datos parciales, que presenten incompletitud, fraccionamiento o que por sus características de baja calidad en los Datos pudieran inducir al error. En dicho sentido, se establecerán las medidas administrativas, informáticas y humanas razonables para asegurar que la información acerca de los Datos Personales sean adecuados, precisos y suficientes.

Cuándo Titular o cuando la Empresa lo determine, los Datos Personales, en caso de ser procedente, pueden ser objeto de actualización, rectificación o supresión de las bases de datos.
4- Aspectos asociados a la Protección, el Acceso y Circulación de Datos Personales.

a- Seguridad de la Información Personal: todas las personas quienes posean vinculo con la empresa y por ende tenga acceso a las bases de dados o a los datos mismos por parte de los propios usuarios estarán en la obligación de cumplir la normativa interna de la empresa así como los protocolos y procedimientos técnicos, humanos y administrativos establecidos para otorgar seguridad a los Datos Personales de las personas, dichas medidas estran encaminadas a la evitar que los datos sufran adulteración, pérdida total o parcial, o se lleven a cabo consultas, uso o acceso no autorizado o fraudulento a los datos custodiados por la Empresa.

b- Transparencia: En el proceso de Tratamiento en todo momento es deber de la Empresa garantizar el derecho que tiene el Titular de los Datos a obtener de manera libre, en cualquier momento y sin restricciones, información adecuada y oportuna acerca de la existencia de datos que le conciernan.

c- Acceso y Circulación Protegida y por Tanto Restringida: el acceso a los Datos de una persona solo estará permitida a las siguientes personas o entidades de acuerdo con la normativa actual:

i. A la persona dueña o Titular del dato.

ii. A las personas debidamente autorizadas por el Titular del dato que demuestren las condiciones de legalidad que establece la ley.

iii. A las personas o instituciones que, por mandato legal u orden judicial, sean designadas como autorizadas para recibir y/o conocer la información del Titular del dato según el caso.

En todos los casos los Datos Personales podrán ser solicitados, recibidos y Tratados solo por personal de La Empresa terceros encargados, aliados comerciales y/o Entidades Vinculadas que cuenten con la debida autorización administrativa para ello, a las que se les podrá transferir la información en virtud del objeto comercial.

d- Confidencialidad: sin excepción, todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos, estarán obligadas a mantener y garantizar la reserva de la información, incluso, tras la finalización de las labores que comprenden el Tratamiento de los datos personales de la Empresa y solo pudiendo realizar la comunicación de dicha información relacionada con Datos Personales cuando por mandato de ley o judicial así se determine.

VI. Aspectos fundamentales en torno al procedimiento de Tratamiento de los Datos Personales y la finalidad del mismo

La Empresa en virtud de su objeto social y comercial realizará el Tratamiento de los Datos Personales de cada persona acorde a las condiciones establecidas por el Titular de la información, el ordenamiento legal vigente o las disposiciones de las entidades públicas designadas por ley para garantizar el cumplimiento de las actividades propias del objeto social entre la cuales se encuentran: contratación, adquisición, ejecución y comercialización de bienes y servicios propios del objeto comercial que ésta o sus Entidades Vinculadas pudieran ofrecen.

Para garantizar la eficiencia, eficacia, oportunidad y calidad en el Tratamiento de los Datos Personales, la Empresa podrá ejecutar diferentes protocolos y estrategias que permitan alcanzar estos atributos, y para ello podrá operar dicho Tratamiento mediante el uso de medios físicos, digitales sean estos manuales o automatizados de acuerdo con las necesidades y parámetros establecidos para cada caso y proceso de la recolección de la información.

La Empresa tratará los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:

a- Ejercer el derecho a conocer de manera suficiente al Titular con quien podría sostener relaciones comerciales, prestar servicios entre otros. Por ello es necesarios conocer y valorar objetivamente el riesgo presente o futuro basado en la obtención de Datos de las personas que buscan establecer alguna relación o transacción con la Empresa. Así mismo, también se empleará para efectuar los tramites y gestiones correspondientes a la ejecución y/o desarrollo de una determinada etapa precontractual, contractual y pos contractual con la Empresa, en los fines y términos del objeto social y comercial, igualmente, para dar cumplimiento a la ley colombiana y/o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.

b- Desarrollar actividades comerciales acorde con el objeto social, comercial y mercantil, tales como análisis de consumo, identificación y perfilamiento de potenciales clientes, investigación de mercado, trazabilidad de marca, envío de programas de fidelización de clientes, realizar encuestas de satisfacción, promociones, ofertas, descuentos y beneficios, distribución de publicidad, novedades y/o información que se podría considerar de interés como son la generación de campañas y eventos de marcas propias y/o aliados comerciales o de Entidades Vinculadas a SafetyDent SAS. De igual forma, el ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios a los usuarios, telemercadeo entre otras.

c- Ejecutar estrategias encaminadas al mejoramiento en el relacionamiento institucional y comercial con clientes, Usuarios, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la Empresa tenga o haya tenido relaciones contractuales o legales.

d- Adelantar trámites relacionados con consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos en relación a los servicios y productos ofrecidos o adquiridos por La Empresa y/o por las Entidades Vinculadas al proyecto comercial.

e- Informar, transferir y/o trasmitir Datos Personales a terceros a partir de la realización de contrataciones, ley, mandato judicial o vínculo lícito que así lo requiera o para la implementación de renovación tecnológica y la adquisición adecuación, adaptación y mantenimiento de servicios de computación en la nube. Así mismo, Implementar programas de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley permitan.

f- Adelantar las debidas notificaciones al titular en torno a sus pedidos, los respectivos despachos e incuso, eventos conexos a la compra de productos o a la prestación de los servicios ofertados.

g- Como parte de las funciones estratégicas y normativas de la Empresa como son: análisis estadísticos y de facturación, gestiones de orden tributario, contable, fiscal.

h- Constatar identidad del titular de los Datos Personales y/o de la correspondencia de estos con los medios de pago en virtud de permitir exitosamente la realización de estudios de seguridad y/o la aplicación de protocolos de seguridad con la finalidad de mitigar y prevenir potenciales riesgos de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

i- Validar, comprobar corroborar, verificar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de datos, con cualquier información de la empresa disponga legítimamente.

El titular de los Datos Personales, al consentir y aceptar el tratamiento de sus datos personales por parte de La Empresa, autoriza igualmente al Responsable a transferir los datos personales a las Entidades Vinculadas para que dichas empresas puedan tratar los datos, en su beneficio, y en la misma orientación procedimental y normativa de las finalidades indicadas en este documento.

La vigencia de los archivos contenidos en las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para dar adecuado cumplimiento a las finalidades del Tratamiento en cada caso, ello teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

VII. Derechos de los Titulares de los datos

Los Titulares de los Datos personales, tendrán en todo momento el correspondiente derecho a:

1- Conocer qué Datos Personales del titular se tienen almacenados, así mismo, para qué serán utilizados dichos Datos y las Condiciones de Uso que se les darán. Por otra parte, el titular tendrá derecho solicitar la actualización y rectificación de sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. En tal sentido, es derecho del titular solicitar Este derecho se podrá solicitar y ejercer, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2- También podrá solicitar la revocación a la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. En tal sentido, para la eliminación de los datos particulares del solicitante titular de nuestros registros o bases de datos, es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular. En todos los casos la revocatoria y/o supresión de los Datos procederán el momento en que la Superintendencia de Industria y Comercio haya proferido concepto en el cual determine que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

Así mismo, cabe aclarar que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no será procedente en caso de que el Titular llegase a mantener un deber de orden legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

En caso de Rectificación de datos personales, el titular de la información o su apoderado debidamente amparado en la debida evidencia y el debido proceso, deberá indicar la modificación exacta y anexar la documentación de soporte; es importante en caso de revocación del consentimiento, que el usuario tenga en cuenta que no en todos los casos se podrá atender su solicitud o concluir el uso de forma inmediata, ya que es posible que por alguna obligación legal se requiera seguir Tratando sus Datos Personales. Así mismo, el titular de la información deberá considerar que para ciertos fines, la revocación del consentimiento para el Tratamiento de datos, implicará que la Empresa no le pueda seguir prestando el servicio Solicitado, dada la conclusión de su relación con nosotros.

3- Solicitar evidencia de la autorización otorgada a la Empresa, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012, o que, durante el adelantamiento del trámite de compra u otros casos se infiera por la naturaleza de la transacción su aceptación tácita al otorgamiento de los datos.

4- Elevar quejas o reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio en caso que se comentan infracciones a lo dispuesto en la ley colombiana y normas complementarias en vigencia en materia de protección y tratamiento de Datos Personales.

5- Acceder siempre y en todo momento en forma gratuita a sus propios Datos Personales objeto de Tratamiento.

IX. Acerca de los deberes de la Empresa cuando ella obra como Encargada.

En el caso en que la Empresa sea la Responsable de Tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización, se deberán cumplir los siguientes deberes:

1- El Titular, deberá gozar en todo momento del pleno y efectivo ejercicio del derecho su derecho a la protección de sus Datos Personales protegido por la lay colombiana de hábeas data en tal sentido, deberá obrar con diligencia para conservar la información que le ha sido confiada bajo condiciones de seguridad adecuadas que impidan su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2- Realizar de manera oportuna, expedita y acorde a los protocolos de la Empresa y las obligaciones de ley, la actualización, rectificación o supresión de los Datos, en el caso de la actualización de los datos se deberá realizar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo. así mismo, tramitar de manera eficiente y a la brevedad que permita el servicio, las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política.

3- Garantizar al abstención a la circulación de información que al momento de la solicitud, esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la (SIC) y velar por estar al tanto de las normas y directrices así como las instrucciones y requerimientos que imparta la (SIC)

4- Permitir el acceso a la información aportada por el Titular a demás de a este a aquellas personas debidamente autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

5- Informar a esta de manera oportuna cuando se presenten contratiempos mayores, como ataques cibernéticos, pérdidas de bases de datos y/o violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

VIII. Deberes de la Empresa en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos.

La Empresa se obliga a cumplir los deberes impuestos por la legislación colombiana vigente. En tal sentido, deberá proceder en consecuencia con dichas leyes y normas en los siguientes términos:

1- En relación al Titular del Dato.

a- Garantizar al Titular de los Datos otorgados a la Empresa, el total y pleno ejercicio de los derechos anteriormente enunciados literal VII del presente documento de Política de privacidad y Tratamiento de Datos.

b- Solicitar en las condiciones previstas en este documento de Política, copia de la Autorización otorgada por el Titular y mantener almacenada en sus bases de datos como prueba documental.

c- Brindar la correspondiente Información la cual deberá ser entregada de manera clara y suficiente al Titular de los Datos acerca de la finalidad del Tratamiento de los mismos y adicionalmente informar acerca de sus en virtud de la Autorización que libre e informadamente decide otorgar.

d- A solicitud del Titular, la Empresa informará acerca del uso conferido a sus Datos Personales.

2- Acerca de la calidad, resguardo, seguridad y estricta confidencialidad de los Datos Personales otorgados por el titular.

a- Mantener velar y preservar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en el presente documento de Política de privacidad y Tratamiento de Datos. De igual forma la empresa velará activamente por la Conservación de la información bajo las condiciones de seguridad necesarias que impidan su daño, adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o con fines fraudulentos.

b- Velar por mantener y mejorar los mecanismos de actualización de los Datos cuando sea necesario y brindar las garantías y mecanismos para rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.

3- En relación al Tratamiento de los dato Personales a través de un Encargado.

a- Permitir el acceso al Encargado del Tratamiento solamente aquellos Datos Personales que se encuentren debidamente autorizados para su Tratamiento.

b- A través de todos los mecanismos instaurados y referidos en esta Política de privacidad y Tratamiento de Datos, garantizar que la información suministrada al Encargado del Tratamiento tenga los atributos de veracidad, completitud, exactitud, actualización, comprobabilidad y comprensibilidad. Así mismo, es deber de la Empresa comunicar oportunamente al Encargado del Tratamiento, todas y cada una de las novedades en torno a los datos suministrados de manera previa, así como adoptar todas aquellas medidas necesarias para garantizar que la información suministrada se mantenga actualizada y a su vez, confiable, en caso de presentarse novedades o inconsistencias, informar a tiempo al Encargado del Tratamiento acerca de las rectificaciones hechas a un determinado grupo de Datos Personales para que éste proceda adecuadamente, a realizar los ajustes correspondientes.

c- En todo momento se exigirá al Encargado del Tratamiento, el estricto respeto y mantenimiento de las condiciones de seguridad y privacidad de la información aportada por el Titular.

4- En relación a las acciones a cumplir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

a- Informar a esta de manera oportuna cuando se presenten contratiempos mayores, como ataques cibernéticos, pérdidas de bases de datos y/o violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

b- Velar por estar al tanto de las normas y directrices así como las instrucciones y requerimientos que imparta la (SIC)

X. De la autorización

1- Para el Tratamiento de Datos Personales.

Quienes se encuentren bajo la obligación de cumplir la presente política en la totalidad de los casos deberán obtener del Titular su autorización previa, la cual deberá ser expresa e informada para obtener y tratar sus Datos Personales. Dicha obligación se suspende o no es requerida en el evento de que la información requerida sea de carácter pública.

En todos los casos es necesario informarle al Titular de los Datos Personales de forma clara y expresa lo siguiente para así por acceder y Tratar sus Datos:

a- El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad de uso de los mismos.

b- El carácter facultativo que se da ante la respuesta a preguntas que le sean hechas al Titular, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

c- Acerca de los derechos que le asisten como Titular de los datos Personales previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

d- Otorgar a los usuarios los datos de identificación, dirección física o electrónica de la Empresa.

Toda Autorización dada por el Titular deberá obtenerse y registrarse dejar prueba del cumplimiento a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como los informáticos como la página web, o de naturaleza mixta (informática – física) como facturas o cupones seriados, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos o Apps.

La autorización también se configura y se obtiene a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento. Cabe añadir que dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.

2- Para Tratamiento de datos sensibles.

Cuando se trate de la solicitud y recolección de datos de naturaleza sensible se deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información y a partir de haber informado al usuario, de forma voluntaria e informada su autorización debe ser explícita, a partir de allí, se informara de forma clara y explícita al Titular que los datos que se pedirán a continuación son de naturaleza sensible y acto seguido, cuáles serán los datos objeto de solicitud y posterior Tratamiento y de igual manera, se hará explícita la finalidad de la solicitud de los mismos.

3- Para la Autorización de Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA).

En caso que se requiriera obtener y Tratar los Datos de niños, niñas y adolescentes se deberán cumplir los siguientes requisitos:

a- La autorización debe provenir de personas facultadas de acuerdo con la ley colombiana para representar los NNA y se deberá informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.

XI. Transferencias nacionales o internacionales de Datos Personales

La empresa en razón de su objeto social y comercial podrá realizar transferencias de datos a otros Responsables del Tratamiento cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

XII. Procedimiento para que los Titulares puedan ejercer sus derechos

Para garantiza de forma plena el ejercicio de los derechos que le asisten a los Titulares de los Datos Personales, o en su defecto, a todas aquellas personas legitimadas por ley para tal efecto, la Empresa  dispone del correo electrónico habeasdata@market-safetydent.com a través del cual podrán comunicarse y presentar todas las consultas, quejas y/o reclamos asociados al derecho de Habeas Data.

En el citado correo electrónico se recibirán todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposan en la Empresa y será allí, donde podrán realizar las correspondientes solicitudes en el cual constará la fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante.

¿Cómo puede acceder, rectificar o cancelar sus datos personales, u oponerse a su uso o ejercer la revocación de consentimiento?

Para el ejercicio de cualquiera de los derechos de habeas data que le asiste al titular de la información, se debe enviar una petición vía correo electrónico a  habeasdata@market-safetydent.com el cual deberá contener:

  • Nombre completo del titular de los Datos Personales.
  • Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
  • Domicilio.
  • Teléfono.
  • Correo electrónico usado en este sitio web para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite (en caso de no adjuntar esta información las respuestas serán remitidas al ismo correo donde se envío la petición).
  • Copia de la cedula de ciudadanía.
  • Asunto:  Habeas Data o privacidad y tratamiento de datos personales.
  • Descripción: hace referencia al objeto de la solicitud en escrito, los cuales pueden ser de manera enunciativa más no limitativa los siguientes: Revocación del consentimiento para tratar sus datos personales; y/o Notificación del uso indebido del tratamiento de sus datos personales; y/o Ejercitar sus Derechos de Habeas Data, o en caso de solicitar un cambio o actualización en la información contenida en las bases de datos el contenido de la solicitud deberá contar  con una descripción clara y precisa de los datos a Acceder, Rectificar, Actualizar, Cancelar o bien, Oponerse.
  • Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

Una vez recibida la respectiva solicitud interpuesta por el titular o representante plenamente identificado y cumpliendo los requisitos de ley para tal fin se procederá con la verificación los procesos administrativos correspondientes entre los cuales está la verificación de identidad del peticionario o de la legitimación de éste para tal fin.

La respuesta a la consultarealizada serácomunicada al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles los cuales serán contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

En casos excepcionales, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de los tiempos estipulados, dicho término, se deberá informar de la novedad en el plazo estimado además se deberá explicar al interesado los motivos de la demora en la respuesta y resolución y la estimación de la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la solicitud o el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

A partir de la información anterior se confirma que el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

XIII. Datos del Responsable del Tratamiento

Razón social: SAFETYDENT SAS

NIT: 901582063-9

Dirección: Carrera 59 # 27B – 540 – Bello, Antioquia, Colombia

Correo Electrónico: habeasdata@market-safetydent.com

Teléfono:

Página web: www.market-safetydent.com

XVII. Políticas de seguridad de la información

La Empresa adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias y disponibles para procurar la seguridad de los Datos Personales de las personas que los otorgan de manera libre y voluntaria a los que posteriormente, les da Tratamiento, en virtud de ello ejecuta protocolos estrictos para la protección de la confidencialidad, integridad, uso, y prevención del acceso no autorizado y/o fraudulento los citados Datos personales objeto de custodia.

El Tratamiento de los Datos Personales será desde el inicio del Evento hasta el día en que SAFETYDENT SAS se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los citados Datos Personales.

XVIII. Ajustes a la política de Tratamiento de Datos Personales

Con miras a mantener la vigencia de la política, la Empresa puede ajustarla y modificarla,

¿Cómo puede conocer los cambios en este aviso de privacidad?

El presente aviso de privacidad puede sufrir modificaciones, cambios o actualizaciones sin previo aviso derivados de nuevos requerimientos legales; de requerimientos o necesidades administrativas de la Empresa, de cambios o actualizaciones en los mecanismos de los servicios de logística, por particularidades propias en el manejo, envío y entrega en los productos o servicios que ofrecemos; derivados de nuestras prácticas de privacidad; de cambios en nuestro modelo de negocio, o por otro tipo de causas no previsibles al momento de la construcción de este documento. Nos comprometemos a mantener actualizado este aviso de privacidad sobre los cambios que pueda sufrir y siempre podrá consultar las actualizaciones que existan en el sitio web www.market-safetydent.com

Última actualización de este Aviso de Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales 14/04/2022

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